মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৯ ভার্সনের বাংলা টিউটোরিয়ালে আপনাকে স্বাগতম। Basic concepts of Microsoft Excel নিয়ে এ অধ্যায়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়েছে।
এ অধ্যায়ে যা শিখবো: এক্সেল চালু ও বন্ধ করা, ইন্টারফেস পরিচিতি, ওয়ার্কবুক ও ওয়ার্কশিটের ধারণা, সেল পয়েন্টার মুভ করা, ডাটা এন্ট্রি ও এডিট করা, ফাইল সেভ করা, ফাইল ওপেন ও ক্লোজ করা, নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করা, ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা ইত্যাদি।
এক্সেল ২০১৯ চালু ও বন্ধ করা
কম্পিউটারে Microsoft Excel 2019 প্রোগ্রামটি ইন্সটল করা থাকতে হবে। একাধিক পদ্ধতিতে উইন্ডোজ কম্পিউটারে এক্সেল প্রোগ্রাম চালু করা যায়। যেমন: ডেস্কটপ, টাস্কবার, স্টার্ট বাটন থেকে এবং সটকার্ট ব্যবহার করে।
- ডেস্কটপ হতে: কম্পিউটারের ডেস্কটপে যদি এক্সেল ২০১৯ প্রোগ্রামটি সর্টকাট থেকে থাকে তবে তার ওপর মাউস দ্বারা ডাবল ক্লিক করুন।
- টাস্কবার হতে: টাস্কবারে এক্সেল ২০১৯ এর আইকন থাকলে সেখানে সিঙ্গেল ক্লিক করেও এক্সেল ২০১৯ চালু করা যাবে।
- স্টার্ট বাটন থেকে: টাস্কবারের বায়ে অবস্থিত স্টার্ট বাটন ক্লিক করুন এবং মাউস স্ক্রোলিং করে এক্সেল ২০১৯ খুঁজে বের করুন এবং সিঙ্গেল ক্লিক করুন। অথবা, স্টার্ট বাটন ক্লিক করে কীবোর্ড দ্বারা Microsoft Excel 2019 লিখুন। অতপর প্রদর্শিত এক্সেল ২০১৯ প্রোগ্রামে সিঙ্গেল ক্লিক করুন।
- সটকার্ট ব্যবহার করে: কীবোর্ড সর্টকাট কী ব্যবহার করেও এক্সেল ২০১৯ চালু করা যাবে। সেক্ষেত্রে আপনাকে সর্টকাটটি তৈরি করে নিতে হবে।
ভিডিও: এক্সেল ২০১৯ চালু ও বন্ধ করা
এক্সেল ২০১৯ এর ইন্টারফেস পরিচিতি
কোন প্রোগ্রাম শিখতে হলে তার ইন্টারফেস সম্পর্কে জানাই হলো প্রথম কাজ। নিম্নে চিত্রের মাধ্যমে এক্সেল ২০১৯ এর ইন্টারফেস বর্ণিত হলো:
চিত্র: এক্সেল ২০১৯ ইন্টারফেস
- টাইটেল বার: এক্সেল ইন্টারফেসের সবার ওপরের বারকে টাইটেল বার বলে। টাইটেল বারে সবার বায়ে কুইক একসেস টুলবার, মাঝে ফাইল ও প্রোগ্রাম নেম এবং ডানে সাইন ইন, রিবন ডিসপ্লে অপশন, মিনিমাইজ, ম্যাক্সিমাইজ ও ক্লোজ অপশনসমূহ রয়েছে।
- রিবন: টাইটেল বারের নিচের অংশকে রিবন বলা হয়। বিরনের মধ্যে বিভিন্ন ট্যাব রয়েছে। আর এই ট্যাবের অধীনে বিভিন্ন গ্রুপে সম্পর্কিত কমান্ডসমূহ থাকে।
- নেম বক্স: বিরনের নিচে বায়ে প্রদর্শিত বক্সকে নেম বক্স বলা হয়। এখানে সিলেক্টেড সেলের সেল এড্রেস প্রদর্শিত হয়।
- ফর্মূলা বার: নেম বক্সের ডানে বক্সটিই ফর্মূলা বার। এখানে কোন সেলে ইনপুটকৃত ফাংশন এবং ফর্মূলা প্রদর্শিত হয়।
- রো হেডার: ওয়ার্কশিটের বায়ে 1, 2, 3 প্রদর্শিত বারকে রো হেডার বলে। এখানে রো এর হেডিং প্রদর্শিত হয়। এ রো হেডিং এ ক্লিক করে রো সিলেক্ট করা যায়।
- কলাম হেডার: ওয়ার্কশিটের ওপরে A, B, C, D প্রদর্শিত বারকে কলাম হেডার বলে। এখানে কলাম এর হেডিং প্রদর্শিত হয়। এ কলাম হেডিং এ ক্লিক করে কলাম সিলেক্ট করা যায়।
- কলাম ও রো: এক্সেল ওয়ার্কশিট টেবিলের মতো রো এবং কলামের সমন্বয়ে গঠিত। মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৯ ওয়ার্কশিটে সর্বমোট ১০,৪৮,৫৭৬টি রো এবং ১৬,৩৮৪টি কলাম রয়েছে।
- সেল ও একটিভ বা সিলেক্টেড সেল: ওয়ার্কশিটের প্রতিটি ক্ষুদ্র আয়াতক্ষেত্রই একেকটি সেল। এক্সেল ২০১৯ ওয়ার্কশিটে সর্বমোট ১৭১৭,৯৮,৬৯,১৮৪টি সেল রয়েছে। আর এই প্রত্যেকটি সেলেরই একক সেল এড্রেস রয়েছে। ওয়ার্কশিটের যে সেলে সেল পয়েন্টার করে তাকে এ্যাকটিভ সেল বলে।
- শিট ট্যাব: ওয়ার্কশিটের নিচে স্ট্যাটাস বারের ওপরে শিট ট্যাব প্রদর্শিত থাকে। এই ট্যাবে ক্লিক করে কোন শিট এ্যাকটিভ করা যায়। যা Sheet1 নামে প্রদর্শিত থাকে। প্রয়োজনে ট্যাবের নাম পরিবর্তন করা যায়।
- হরিজোন্টাল স্ক্রোলবার: ওয়ার্কশিটে তথ্য ডানে-বায়ে প্রদর্শিত করার জন্য হরিজোন্টাল স্ক্রোলবার ব্যবহৃত হয়। এটি ওয়ার্কশিটের নিচে জুম অপশনের ওপরে আনুভূমিকভাবে প্রদর্শিত থাকে।
- ভার্টিক্যাল স্ক্রোলবার: ওয়ার্কশিটে তথ্য ওপরে-নিচে প্রদর্শিত করার জন্য ভার্টিক্যাল স্ক্রোলবার ব্যবহৃত হয়। এটি জুম অপশনের ওপরে লাম্বিকভাবে প্রদর্শিত থাকে।
- স্ট্যাটাস বার: স্ট্যাটাস বারের ডানে ওয়ার্কশিট ডেটা বিভিন্নভাবে প্রদর্শনের জন্য নরমাল, পেইজ লেআউট, পেইজ ব্রেক প্রিভিউ অপশনগুলি ব্যবহৃত হয়। তাছাড়া স্ট্যাটাস বারের সবার ডানে জুম অপশনটি প্রদর্শিত থাকে।
ওয়ার্কবুক ও ওয়ার্কশীর এর ধারণা
মাইক্রোসফট এক্সেলে সম্পাদিত ফাইলকে ওয়ার্কবুক বলা হয়। কোন ওয়ার্কবুক সেভ করলে তা .xlsx এক্সটেনশনসহ সংরক্ষিত হয়। ওয়ার্কবুকে টেবিলের মত ছক কাটা শিটকে ওয়ার্কশিট বলে। একটি ওয়ার্কবুকে এক বা একাধিক ওয়ার্কশীট থাকতে পারে।
এই ওয়ার্কশিটটি বেশ হওয়াতে একে স্প্রেডশীট নামেও ডাক হয়। অর্থাৎ ওয়ার্কশিট হলো সেলের সমন্বয়ে গঠিত যেখানে ডেটা এন্ট্রি, ফরমেট এবং বিভিন্ন ফাংশন ও ফর্মূলা সম্পন্ন করা যায়। একটি ওয়ার্কশীট সর্বদা একটি ওয়ার্কবুকেই সংরক্ষণ করা হয়।
সেল পয়েন্টার মুভমেন্ট
ওয়ার্কশিটের এক সেলে থেকে অন্য সেলে সেল পয়েন্টার নেয়ার জন্য মাউস এবং কীবোর্ড উভয়ই ব্যবহার করা যায়। তবে কীবোর্ড দ্বারা দ্রুত সম্পাদন করা যায়। যে সেলের ওপর সেল পয়েন্টার নিতে চান মাউস দ্বারা সেই সেলের ওপর ক্লিক করুন।
নিম্নে ওয়ার্কশিটে সেলপয়েন্টার মুভমেন্ট করার কীবোর্ড কীসমূহ বর্ণিত হলো:
- Up এ্যারো কী [↑] : সেল পয়েন্টার এক রো ওপরের নেয়ার জন্য। এ্যাকটিভ সেলের ওপরের সেলে যাবে।
- Down এ্যারো কী [↓] : সেল পয়েন্টার এক রো নিচে নেয়ার জন্য। এ্যাকটিভ সেলের নিচের সেলে যাবে।
- Left এ্যারো কী [←] : সেল পয়েন্টার এক কলাম বায়ে নেয়ার জন্য। এ্যাকটিভ সেলের বায়ের সেলে যাবে।
- Right এ্যারো কী [→] : সেল পয়েন্টার এক কলাম ডানে নেয়ার জন্য। এ্যাকটিভ সেলের ডানের সেলে যাবে।
- Ctrl + → : অবস্থিত টেবিলের শেষ কলামে যাবে।
- Ctrl + ← : অবস্থিত টেবিলের প্রথম কলামে যাবে।
- Ctrl + ↑ : অবস্থিত টেবিলের প্রথম রোতে যাবে।
- Ctrl + ↓ : অবস্থিত টেবিলের শেষ রোতে যাবে।
- Page Up কী : সেল পয়েন্টার এক স্ক্রিণ ওপরে যাবে।
- Page Down কী : সেল পয়েন্টার এক স্ক্রিণ নিচে যাবে।
- Ctrl + Home কী : সেল পয়েন্টার ওয়ার্কশিটের প্রথম সেলে [A1] যাবে।
- Ctrl + End কী : সেল পয়েন্টার ওয়ার্কশিটেরে যেখানে কাজ শেষ করেছেন সেখানে যাবে।
- End, → : সেল পয়েন্টার ওয়ার্কশিটের সবার শেষ কলামে [XFD] যাবে।
- End, ↓ : সেল পয়েন্টার ওয়ার্কশিটের সবার শেষ রোতে [10,48,576] যাবে।
সেলে ডাটা এন্ট্রি ও এডিট করা
এক্সেল ওয়ার্কশিটে টেক্সট ও নাম্বার টাইপ, সিম্বল, ইকুয়েশন ইত্যাদি ইনপুট এবং ছবি ও বিভিন্ন অবজেক্ট সংযোজন করা যায়। কীবোর্ড দ্বারা এক্সেল ওয়ার্কশিটে ডাটা এন্ট্রি করা হয়।
যে সেলে ডাটা এন্ট্রি করতে চান সেই সেলে সেল পয়েন্টার রাখুন এবং কীবোর্ড দ্বারা প্রয়োজনীয় তথ্য টাইপ করে কীবোর্ডের এন্টার কী চাপলে সেল পয়েন্টার নিচের রোতে আসবে।
আর যদি কীবোর্ডের ট্যাব কী চাপুন তবে সেলে পয়েন্টার পাশের সেলে যাবে।
ওয়ার্কবুক (এক্সেল ফাইল) তৈরি, সেভ, ক্লোজ ও ওপেন করা
ওয়ার্কবুক তৈরি (Create) করা:
Excel 2019 চালু করুন। অতপর প্রদর্শিত স্ক্রিণ হতে Blank Workbook ক্লিক করুন। এবারে ওয়ার্কশিটে প্রয়োজনীয় তথ্য ইনপুট করুন।
ওয়ার্কবুক Save (সংরক্ষণ) করা:
বিভিন্নভাবে এক্সেল ওয়ার্কবুক সেভ করা যায়। কীবোর্ডের Ctrl+S চাপুন। এবারে যে নামে ওয়ার্কবুকটি সেভ করতে তা File Name এর ঘরে টাইপ করে Save বাটন ক্লিক করুন বা কীবোর্ডের Enter চাপুন। ওয়ার্কবুকটি সেভ হবে এবং টাইটেল বারে নামটি প্রদর্শিত হবে।
ওয়ার্কবুক বন্ধ (Close) করা:
ওয়ার্কশিটে কোন তথ্য পরিবর্তন করলে তা Ctrl+S চেপে সেভ করুন। অতপর কীবোর্ডের Ctrl+W চাপুন। ওপেনকৃত ফাইলটি বন্ধ হয়ে যাবে।
ওয়ার্কবুক খোলা (Open) করা:
কীবোর্ডের Ctrl+O চাপুন। অতপর প্রদর্শিত স্ক্রিণ হতে Browse ক্লিক করুন। এবারে প্রয়োজনীয় সংরক্ষিত ফাইলটি সিলেক্ট করে Open বাটন ক্লিক করুন।
নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করা
Microsoft Excel 2019 চালু করার পর Blank Workbook ক্লিক করে নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করা যাবে। এক্সেল ওয়ার্কবুক বন্ধ করার পর যদি নতুন কোন ওয়ার্কবুক তৈরি করতে চান তবে কীবোর্ডের Ctrl+N চাপুন। নতুন ওয়ার্কবুক প্রদর্শিত হবে।
এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
এক্সেল ওয়ার্কশিটে প্রায়শই একই ডাটা বারবার এন্ট্রি করার প্রয়োজন হয়। সেক্ষেত্রে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করলে ডাটা এন্ট্রি সহজ ও দ্রুত সম্পন্ন করা যায়।
- যে সকল ডাটা নিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে চান তা টাইপ করে সিলেক্ট করুন। এবারে ওয়ার্কশিটের যে স্থানে লিস্টের ডাটাসমূহ ইনপুট করতে তা সিলেক্ট করুন।
- অতপর Data ট্যাবের Data Validation ক্লিক করুন। অতপর Setting ট্যাবের Allow অপশন এর ড্রপ-ডাউন ক্লিক করে List ক্লিক করুন। এবারে Source এর নিচের ঘরে কার্সর রেখে ওয়ার্কশিটে টাইপকৃত প্রয়োজনীয় লিস্টটি ড্রাগ করুন এবং Ok বাটন ক্লিক করুন।
- এবারে সিলেক্টকৃত সেলসমূহে সহজেই লিস্ট হতে ডাটা এন্ট্রি করতে পারবেন।
নোট: লিস্ট তৈরিতে ব্যবহৃত সোর্স হতে কোন ডাটা মুছে দিলে লিস্ট হতেও তা মুছে যাবে। ড্রপ-ডাউন লিস্টটি মুছে ফেলতে চাইলে প্রয়োজনীয় সেলসমূহ সিলেক্ট করে Data ট্যাবের Data Validation ক্লিক করে Clear All বাটন ক্লিক করুন; অতপর Ok বাটন ক্লিক করুন।
পিডিএফ ফরমেটে এক্সেল ফাইল সেভ করা
Excel 2019 এ সংরক্ষিত ওয়ার্কবুক কিংবা নতুন ওয়ার্কবুক PDF ফরমেটে সেভ করা যায়।
- প্রয়োজনীয় ওয়ার্কবুক ওপেন করুন কিংবা নতুন ওয়ার্কবুকে তথ্য ইনপুট করুন।
- File মেন্যু ক্লিক করে Save As ক্লিক করুন। এবারে Browse ক্লিক করে প্রয়োজনীয় ডেসটিনেসন সিলেক্ট করুন।
- অতপর File Name এর ডানের ঘরে পিডিএফ ফাইলের নাম এবং Save As Type এর ডানের ঘরের ড্রপ-ডাউন ক্লিক করে PDF (*.pdf) সিলেক্ট করুন এবং Save বাটন ক্লিক করুন।
- সিলেক্টকৃত লোকেশনে আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকটি পিডিএফ ফরমেটে সংরক্ষিত হবে।
ওয়ানড্রাইভে ওয়ার্কবুক সেভ করা
OneDrive হলো Microsoft এর ফ্রি ক্লাউড স্টোর। যেখানে আপনি ফ্রিতে একাউন্ট খোলার মাধ্যমে আপনার প্রয়োজনীয় ছবি, ফাইল, ভিডিও সুরক্ষিতভাবে রাখতে পারবেন।
- ওয়ার্কবুকে প্রয়োজনীয় ডাটা ইনপুট করুন অথবা সংরক্ষিত ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন।
- File মেন্যু ক্লিক করে Save As ক্লিক করুন। এবারে OneDrive ক্লিক করে প্রয়োজনীয় ডেসটিনেসন সিলেক্ট করে Ok ক্লিক করুন।
নোট: ওয়ানড্রাইভে ওয়ার্কবুক রাখতে চাইলে ওয়ানড্রাইভে সেটআপ করে নিতে হবে।
এক্সেল মোবাইল অ্যাপ সেটআপ করা
মাইক্রোসফট এক্সেল প্রোগ্রামটি আপনার এনড্রয়েড মোবাইল ফোনে সহজেই বিনামূল্যে মাইক্রোসফট প্লে স্টোর হতে ডাউনলোড করে ইন্সটল করে নিতে পারেন।